Yani harika bir ürününüz ve onu satabileceğiniz harika bir web siteniz var, ancak e-Ticaret işiniz hayatta kalabilmek için doğru finansal süreçlere sahip mi?
Bir göre güncel araştırma Small Business Trends'e göre e-Ticaret işletmelerinin yaklaşık %90'ı ilk 4 ayda başarısız oluyor. “Nakit sıkıntısı” ve/veya “fiyat ve maliyet sorunları” gibi süreçle ilgili sorunlar, ankete katılanların en az üçte biri tarafından dile getirildi; bunlar genellikle iş prosedürlerini geliştirerek ve bunlara bağlı kalarak önlenebilir.
Bu süreç ve prosedürlere genellikle topluca “mali hijyen” adı verilir. Nasıl ki kişisel hijyenimiz bizi sağlıklı tutuyorsa, finansal sağlığımızı korumak için de iyi finansal alışkanlıklarımızı sürdürmemiz gerekiyor.
- İşletmenizi Kurarken Bir EBM Kiralayın
- Postanızı Açın
- Muhasebe Kontrollerini Sürdürün
- Tüm Finansal Hesapların Mutabakatını Sağlayın
- Giderleri Tahmin Edin
- Borca Dikkat Edin
İşletmenizi Kurarken Bir EBM Kiralayın
A Yeminli Mali Müşavir (CPA), işletmenizi doğru şekilde kurmanıza yardımcı olabilir. Zaten başlattıysanız, maliyetli sorunlar ortaya çıkmadan önce muhasebenizin doğru yöne gitmesini sağlayabilir.
Sage ve Quickbooks gibi yazılımların kendi muhasebenizi yapmanızı kolaylaştırdığı doğrudur. Aslında çoğu CPA, muhasebe yazılımıyla nasıl çalışılacağını öğrenmenize yardımcı olmaktan mutluluk duyar. Ancak sisteminizi doğru şekilde kuramamak hesap tablosu Özel sektörünüz veya durumunuz için kötü tasarlanmış bir kurulumla sizi karanlıkta bırakabilir.
Örnek olarak, bir keresinde muhasebe yazılımının bize mali durumumuz hakkında bilgi vermediği bir kurulda görev yapmıştım. Gelirlerimizin tamamı “genel gelirler” adı verilen bir hesapta, tüm giderlerimiz ise “genel giderler” adı verilen bir hesaptan çıkıyordu. Elbette raporlarımız oldukça anlamsızdı.
Fonlarımızın nasıl girip çıktığını gösteren birkaç hesap oluşturmak, mali durumumuzu canlandırdı.
Sonuçta aynı, ancak ona bakarak harcadığınız birkaç dakika size şunu söyleyebilir:
Yıl boyunca doğru defter tutma, sizin ve CPA'nızın vergi yükümlülüklerinizi öngörmenize ve ileriye dönük plan yapmanıza olanak tanır. Aynı zamanda vergi beyannamenizi oluşturma sürecini de nispeten basitleştirir, çünkü işletme giderleriniz otomotiv giderleri, seyahat giderleri, yemekler vb. gibi doğru kategorilere zaten uygun şekilde tahsis edilmiştir.
Uygun defter tutma olmadan, harcamalarınız olaydan sonra hesaplanmalıdır (eğer hala yapabiliyorsanız). Bir işletme sahibinin bunları doğrulayacak yeterli kayıt ve makbuzları tutmaması nedeniyle birçok kesinti kaybedilir.
Bir CPA veya nitelikli bir iş danışmanı, işletmeniz için gerçekçi bütçeler ve hedefler geliştirmenize de yardımcı olmalıdır; böylece tahminler geliştirebilir ve işinizi başlatmak için ne kadar sermayeye ihtiyacınız olduğunu bilirsiniz.
Postanızı Açın
Kaç işletme sahibinin postalarını (elektronik veya posta) açmayı ve onunla ilgilenmeyi ihmal ettiğine şaşırabilirsiniz. Elbette bunların çoğu önemsiz olacaktır. Ancak banka hesap özetlerinize, resmi bildirimlerinize ve müşteri yazışmalarınıza dikkat etmeniz işinizi yolunda tutacak ve küçük sorunların daha büyük sorunlara dönüşmesini önleyecektir.
Örneğin, satış vergisi ödemenizin eksik olduğuna dair bir hükümet bildirimi, ilk kez yakalarsanız genellikle küçük bir ceza ve faiz ücretiyle birlikte gelir, ancak ilk bildirimleri dikkate almazsanız bu maliyetler yükselir.
Her şeyi gözden geçirmek ve işlemek için haftada en az bir kez (tercihen daha sık) bir zaman ayırın:
- Faturaları ödemek
- Mevduat çekleri
- Müşteri şikayetlerine veya endişelerine yanıt verin (zor olanları bile)
- Satıcı, banka ve hükümet bildirimlerine yanıt verin
Yukarıdaki “çek yatırma” tavsiyesinin gereksiz olduğunu düşünebilirsiniz. Ancak bir defasında benden bir müşteri için bir dizi eski belgeyi parçalamam istendiğinde, içinde bin doları aşan çeklerin bulunduğu neredeyse bir düzine açılmamış zarf buldum; bu çeklerin artık geçerliliğini yitirmiş çekler vardı.
Nasıl başa çıkacağınızı anlamadığınız bir durumla karşılaşırsanız, CPA'nızla veya başka bir güvenilir danışmanla konuşun. Üniversite hocalarımdan biri sınıfıma her zaman aklımda kalan basit bir tavsiye verdi:
Muhasebe Kontrollerini Sürdürün
İşletmeniz büyüdükçe, yukarıda belirtilen öğeler genellikle bir işletme sahibinin devretmek istediği ilk şeylerdir. Ancak iyiliği sürdürmek muhasebe kontrolleri İşletme sahibi olarak sizin, mümkün olduğunda belirli görevleri kişisel olarak yerine getirmenizi emredin.
Kağıt çeklerinizi başka biri yazıyorsa yine de imzalamanız gerekir. Banka ekstrelerinizin mutabakatını başka birine yaptırabilirsiniz, ancak yine de onları okumalısınız. Posta kutusunu kontrol etmek gibi sıradan bir görev, birden fazla işletme sahibini kuruluşları içinde devam eden dolandırıcılık veya hırsızlıktan kurtardı; çünkü onlar, mantıklı olmayan bir fatura veya başka bir belge fark edip onu takip ettiler.
Tüm Finansal Hesapların Mutabakatını Sağlayın
Uzlaşma aylık olarak banka ve kredi kartı ekstrelerinin yapılması gerekmektedir. İfadeleri uzlaştırmak, toplamların aynı olduğundan emin olmak için bunları kayıtlarınızla karşılaştırmak anlamına gelir. Çevrimiçi bankacılık ve günlük işlemlerin muhasebe yazılımınıza indirilmesi iyi bir şeydir, ancak mutabakat, kayıtlarınızın doğru kalmasını sağlar ve belirtilen tutarların gittiğini düşündüğünüz yere gidip gitmediğinin kontrol edilmesini sağlar.
Örneğin, Quickbooks, 100 ABD Doları karşılığında indirilen bir işlemin, daha önce 100 ABD Doları tutarında girdiğiniz bir işlemle eşleştiğini varsayabilir. Ancak bu tutarlar eşleşebilir ve aslında girdiğiniz işlem hala ödenmemiş olabilir.
Hesap mutabakatı yapmak sizi tüm bu işlemlerin izini sürmeye zorlar ve aynı zamanda ödemelerin nerede yapıldığını fark etmek için ikinci bir şanstır. Örneğin, Google AdWords'ü beklemeye aldığınızı düşünmüş olabilirsiniz ancak ödemenin hala kredi kartınızdan kesildiğini fark etmiş olabilirsiniz.
Bitmiş ürünlerinizin, devam eden işlerinizin ve hammaddelerinizin envanterini periyodik olarak almak, iş kayıtlarınızı düzenli tutmanıza da yardımcı olur ve bir şeyler eksikse bunu keşfetmenize yardımcı olabilir.
Giderleri Tahmin Edin
Envanter siparişi vermek ve nakliye faturalarını ödemek gibi bazı masraflar öngörülebilir. Maaş bordrosu, vergiler ve kredi ödemeleri gibi diğerleri farklı zamanlarda (haftalık, iki haftada bir, aylık, üç ayda bir ve hatta yıllık) gelir.
Farklı zamanlarda ne kadar borcunuzun olacağını takip etmek zor olabilir. Bunu daha da zorlaştırmak için, maaş bordrosu giderleri, hazır olsun ya da olmasın, genellikle hesabınızdan otomatik olarak kesilir!
Bunun çözümlerinden biri, önümüzdeki birkaç ay içinde beklenen tüm gelecekteki harcamaları hesaba katan bir nakit akışı tahminini sürdürmektir. Birçok işletme sahibinin özellikle bordro giderleri için başvurduğu bir diğer yaklaşım ise ayrı bir banka hesabı tutmaktır. İşletme sahibi, her ödeme döneminde bordro giderinin brüt (yani toplam) tutarını kendisine aktararak, vadesi gelen aylık ve üç aylık bordro vergilerinden etkili bir şekilde tasarruf edebilir.
Özel çek hesapları bazen envanter gibi önemli işletme giderleri için de kullanılır. Tüm satışlardan elde edilen paranın bir kısmını bir envanter kontrol hesabına yatırmak, finansal olarak her zaman daha fazla envanter sipariş etmeye hazır olduğunuz anlamına gelir.
Öngörülebilir ancak biraz öngörülemeyen aralıklarla gerçekleşecek harcamalar için (maaş bordrosu ve envanter örnekleri gibi), ek banka hesapları birçok işletme sahibi tarafından tercih edilmektedir çünkü hesaplama yapmaya gerek kalmadan nerede olduklarının daha net bir resmini sunarlar. anında.
Örneğin acilen 2.000$'lık yeni bir bilgisayara ihtiyacınız varsa, ana banka hesabınızda 6.000$'ınız var ve bir sonraki maaş bordronuzun zaten maaş bordrosu hesabınıza aktarıldığını biliyorsunuz, bilgisayarı satın alabileceğinizi biliyorsunuz.
Yine de nakit akışı tahmini yapmanız gerekecek, ancak yukarıda açıklanan kritik işlevler için birkaç özel çek hesabına sahip olmak, düzenli kalmanıza yardımcı olacaktır ve işletmenizin öncelikleriniz için paraya sahip olması gerekir.
Borca Dikkat Edin
Bir işletmede, özellikle de işletme kurulurken ve/veya büyürken belirli bir miktarda borç kaçınılmaz olabilir. Ancak borcunuzu dikkatli bir şekilde takip etmediğiniz sürece, krediye erişiminiz işletmenizdeki nakit akışı ve karlılık ile ilgili ciddi sorunları maskeleyebilir. Bir gün uyandığınızda kredi kartlarınızın ve/veya ticari kredi limitinizin tükendiğini görebilirsiniz.
Bunu önlemek için borcunuzu takip etmelisiniz; bakiyenizi en az ayda bir kez kontrol ederek borcunuzun yukarıya değil aşağıya doğru gittiğinden emin olun. Bu dengelerin zaman içinde nasıl değiştiğini görmek için bir elektronik tablo tutun. Sürünen borcu tamamen kontrolden çıkmadan önce düzeltmek, daha sonra krediniz bittiğinde ve çok fazla faiz ödeyeceğinizden çok daha kolaydır.
Finansal Hijyen – Sizin İçin İyidir!
Muhasebeyi sevdiğiniz için değil, harika bir fikriniz olduğu için işe girdiniz. Defter tutma işleri, e-postaları okumak ve diğer idari görevler, hedeflerinize ulaşmanızı engelleyen dikkat dağıtıcı unsurlardan başka bir şey gibi gelmeyebilir. Ancak bunların üstesinden gelmek, iş hayatında karşılaştığınız riskleri kontrol etmenin en iyi yoludur!
Bana Hosting'in StoreBuilder'ı ile kendi çevrimiçi mağazanızı anında başlatın. Yönetilen WordPress ve WooCommerce çözümlerimizin tüm avantajlarından karmaşıklık yaşamadan yararlanın.
Kodlama deneyiminiz yok mu? Sorun değil.
Sıfırdan başlamanıza veya boş bir ekran karşısında bunalmanıza gerek yok. Sadece birkaç soruyu yanıtlayın ve birkaç dakika içinde ziyaretçilerinizi müşterilere dönüştürmek için optimize edilmiş, sezgisel, gezinmesi kolay bir ana sayfaya sahip kendi çevrimiçi mağazanıza sahip olacaksınız. Buna bir bak!