Mustafa Demir
Daha önce bir RFP yazmadıysanız, nişinizdeki bazı kaliteli hizmet sağlayıcıları kaçırıyorsunuz demektir. Teklif İsteği (RFP), ajansların bir projenin gereksinimlerini özetlemek için oluşturduğu ve ardından proje için teklif talep ettiği bir iş belgesidir.
Ajanslar, farklı satıcılardan teklif almak için RFP'leri kullanabilir ve projeyi zamanında tamamlayabilecek kaliteli hizmet sağlayıcılarla iletişime geçebilir. Web bakım hizmetlerinin satışından karmaşık geliştirme projelerine kadar RFP'ler oldukça kullanışlı olabilir. RFP'ler, ajansların kaynaklarına yük getirmeden uygun bir hizmet sağlayıcı bulma sürecini basitleştirir.
Bir RFP'nin Değeri
RFP'leri yararlı bulabileceğiniz birçok durum vardır. Ajans sahipleri genellikle RFP'leri, projenin şirket içinde halledilemeyecek kadar karmaşık olması veya sahip olmadıkları ek kaynaklar gerektirmesi nedeniyle yazarlar. Daha fazla çalışanı işe almak yerine, satıcılarla çalışıyorlar ve onlara çalışmalarının karşılığını ödüyorlar.
Dolayısıyla, bir kurum karmaşık bir BT projesini üstlenirse, birden fazla teklif verenle etkileşime geçmek için resmi bir RFP yapabilir ve ardından farklı teknolojileri, konfigürasyonları ve satıcıları birleştiren entegre bir çözüm seçebilir.
RFP, işletmelerin vasıflı kaynaklardan yararlanmasına ve web tasarımı veya yazılım geliştirme gibi alanlarda deneyime sahip profesyonelleri işe almasına olanak tanır.
Ücretsiz Teklif Talebi Şablonu
Teklif talebinin nasıl yazılacağına ilişkin kafa karışıklığınızı gidermenize yardımcı olacak bir şablon ister misiniz? Kullanabileceğiniz basit bir şablonumuz var.
Hemen Ücretsiz RFP Şablonunuzu Alın
Kaydolun ve hemen gelen kutunuza teslim edilmesini sağlayın.
Teşekkür ederim
İndirilebilir Teklif Talebi Şablonunuz Gelen Kutunuza Yolda.
İyi Yazılı Bir Teklif İsteğinin (RFP) 8 Unsuru
Elbette, iyi bir RFP yazmak, söylenenden daha kolaydır. İyi düşünülmemiş veya dikkatsizce yazılmış bir RFP, oldukça hızlı bir şekilde dağılacaktır. Kendi teklifinizi yazmadan önce ilham almak için kullanabileceğiniz RFP örneklerini araştırdığınızdan emin olun. Bulacağınız birçok formattan bağımsız olarak, Teklif Talebinize eklemeniz gereken temel unsurlar şunlardır.
1. Proje Hedeflerinizi Belirleyin
İyi yazılmış bir RFP'nin ilk ve en önemli unsuru, proje hedeflerinin açık bir tanımıdır. Projenin ulaşmasını istediğiniz net ve spesifik hedefleri yazın. Buraya mümkün olduğunca fazla ayrıntı verin; eğer elinizde sayılar varsa ekleyin. Henüz bir proje keşif aşaması başlatmayın, ancak biraz araştırma yapın, böylece sizden ne istendiğini bilirsiniz.
Seçim kriterlerini vurguladığınızdan emin olun; gereksinimlerinizi ölçebilirseniz daha iyi olur!
2. Teslimatları Düzenleyin
Ödülü verirken beklediğiniz çıktılar nelerdir? Sözleşmeyi yapacak şirket veya kurumdan ne beklediğinizi ayrıntılı olarak belirtin. RFP'nin nasıl yazılacağını öğrenmek istiyorsanız öncelikle birkaç örneğe bakmak isteyebilirsiniz.
Başarılı Teklif Çağrılarının detay odaklı ve spesifik olduğunu bir kez daha vurgulamak benim için önemli; bir teklif hakkında karar verilmesiyle ilgili tüm hususları içerirler. Buna beklediğiniz ölçülebilir teslimatlar da dahildir. Tüm teslimatları tek seferde mi talep edeceğinize veya aylık bir ücret karşılığında mı devam etmek istediğinize karar verebilirsiniz.
3. İşin Kapsamı
İşin kapsamını proje hedefleriyle karıştırmayın. Bu bölümde projenin ana bileşenlerini vurgulayın. Hem geliştirme aşamasında hem de lansman sonrasında şirketten ihtiyaç duyacağınız destek hizmetleri hakkında kapsamlı ayrıntı verin.
Doğru maliyet tahminleri istiyorsanız buraya mümkün olduğunca fazla ayrıntı verin. Hiçbir şekilde değiştiremeyeceğiniz sabit gereksinimlerden bahsedin. Bunları hedefler bölümüne bağlayın ve ardından teklifleri davet edin.
Ayrıca birkaç yaratıcı çözüm de isteyebilirsiniz. Alışılmışın dışında düşünen birçok şirket, kaynakları bir havuzda toplayıp benzersiz çözümler üreterek büyük miktarda para tasarrufu sağlayabiliyor.
4. Tamamlama İçin Bir Zaman Çizelgesi Çizin ve Projenin Kilometre Taşlarını Tanımlayın
Projenin tamamlanması için zaman çizelgesi nedir? Daha da önemlisi, son teslim tarihleriyle birlikte projenin kilometre taşları nelerdir? RFP'de kesin bir tarih taahhüdü vermeniz gerekmez, ancak yine de işin tamamlanması için makul süreler vermeniz gerekir.
Bu bölüm aynı zamanda son teslim tarihini de içermelidir. Çok sayıda teknik bilgi içeren kapsamlı bir Teklif İsteğinin hazırlanması biraz zaman alacaktır, bu nedenle son teslim tarihleriniz konusunda makul olun.
Ayrıca seçim tarihlerini, başarılı teklif verene ne zaman bildirimde bulunulacağını ve projenin ne zaman başlaması planlandığını da belirleyebilirsiniz.
5. Bütçe Tahminleri Sağlayın
Pek çok kurum bütçe tahminleri sunmamak gibi büyük bir hata yapıyor. Bunun yerine konuyu tartışmaya açık bırakıyorlar. Bu berbat bir fikir. Bir işletmenin teklifini oluşturmak için gerçekten çalışmasını istiyorsanız, onlara muhtemelen alacakları parasal tazminat hakkında bilgi vermelisiniz.
Fiyatlandırmayı vurgulamazsanız çoğu işletme gönülsüz teklifler sunacaktır. Bu, RFP'nizdeki ana unsurlardan biridir, dolayısıyla çok iyi tanımlanması gerekir. Teklif sahibinin fiyatlandırmasını ve maliyet analizini sunması gereken bir fiyatlandırma formatı sağlamayı düşünün.
Bu bölümün kolayca karşılaştırılabilir olması gerekir; bu nedenle birden fazla başvuru sahibini kolayca karşılaştırıp ona göre seçim yapabilmeniz için kendi formatınızı sağlamanız en iyisidir.
6. Barındırmadan Bahsedin (Web İstemcileri için)
Aklınızda zaten bir web barındırıcısı var mı? Bunu yapmazsanız, başvuranlardan size birkaç öneri vermelerini isteyin. Örneğin DreamHost'in aralarında AWS ve GCE'nin de bulunduğu beş altyapı sağlayıcısı arasından seçim yapabilirsiniz. Birçok kurumsal müşteri, sunucularını AWS'de barındırır.
Ancak örneğin çok fazla kaynağa ihtiyacınız yoksa Vultr, Digital Ocean veya Linode'dan daha uygun fiyatlı bir sunucu seçebilirsiniz. Hosting oldukça geniş bir terimdir, bu nedenle gereksinimlerinize göre daraltın. Site yedeklemelerini, dosyaları kurtarma sürecini, içerik dağıtım ağının (CDN) kullanımını veya dağıtılacak herhangi bir içerik yönetim sistemini kimin işleyeceğini belirtin.
7. Seçim Kriterlerini Vurgulayın
Seçim kriterleriyle ilgili ayrıntıları sağlayın. Teklifin daha iyi bir karar vermenize yardımcı olması için teklif verenin referanslarını veya portföyünü içermesini ister misiniz? Giriş seviyesi ajanslarla mı çalışmak istiyorsunuz yoksa biraz daha deneyime sahip birini mi arıyorsunuz?
Teklif İsteğinde tüm gereksinimlerinizi ana hatlarıyla belirttiğinizden emin olun, böylece seçeneklerinizi kolayca daraltabilir ve bilinçli bir seçim yapabilirsiniz.
8. Metrikler ve KPI'lar
Projenin analitiklerini ve metriklerini nasıl takip etmeyi planlıyorsunuz? Analytics, başarılarınızı anlamlı verilerle yedeklemenin harika bir yoludur. Proje başladıktan sonra analitik takibin nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin ayrıntıları ekleyin.
Ayrıca, Teklif Talebinde ajansın katılım düzeyini de belirtmeniz gerekmektedir. Sadece analitik izlemeyi kurmalarını mı istiyorsunuz yoksa gelecekte onlardan müşteri raporları almayı mı planlıyorsunuz? Büyük projeler zaman alıcıdır ve çok fazla kaynak gerektirir. Bundan ne elde edeceğinizi bilmeden tüm zamanınızı ve paranızı harcamak istemezsiniz.
RFP Ne Zaman Kullanılmalıdır?
Ajansınızda mevcut becerilerin çok ötesinde olan oldukça karmaşık projeler için RFP'leri kullanmak en iyisidir. Büyük miktarda teknik veri ve bilgi içeren projeler için Teklif Talebi ayrılmalıdır. Farklı satıcıları karşılaştırmak ve paranızın karşılığını en iyi şekilde vereni bulmak istediğinizde idealdirler.
Çoğu ajans sahibinin yaptığı yaygın bir hata, bir satış konuşması yapmak zorunda kalmaktan daha kolay göründüğü için RFP'leri yayınlamalarıdır. Hangi satıcıyla gideceğiniz konusunda zaten bir fikriniz varsa, RFP vermek yerine onları doğrudan davet edin.
Örneğin, herhangi bir teknik hizmet konusunda iki tedarikçi arasında kararsız kalırsanız, onları projeyi nasıl ele alacakları konusunda kısa bir sunum yapmaya davet edebilirsiniz. Daha sonra gösterilerini değerlendirebilir ve hangisinin proje için daha uygun olacağını belirleyebilirsiniz.
Daha sonra, aslında seçilen bir satıcının resmi teklifine davet olan Fiyat Teklifi Talebi için başvurabilirsiniz. Gördüğünüz gibi bu durumda RFP'ye gerek yoktur.
Ancak proje “bunu öğle yemeğinde tartışalım” taktiği için fazla karmaşıksa, RFP yoluna gitmek isteyebilirsiniz. Bir teklif talep ederek teklif sahibinin fiyatlandırma modelleri, projeye katabilecekleri değer ve projeyi nasıl tamamlamayı planladıkları hakkında daha iyi bir fikir edineceksiniz.
Alt çizgi
İyi ifade edilmiş bir Teklif İsteğinin nasıl yazılacağını öğrenmek, işini iyi bilen deneyimli profesyonellerle iletişime geçmenizi sağlar. Farklı alanlarda uzmanlaşmış satıcılar ve profesyonellerle çalışarak hizmetlerinizin kalitesini artırmanın mükemmel bir yoludur.
×
